Eficient management de proiect este o necesitate atunci când vorbim despre proiecte de succes. Gestionarea unui proiect la scară mică este simplă, dar lucrurile devin cu adevărat provocatoare atunci când dimensiunea echipei începe să crească. Gestionarea simultană a tuturor sarcinilor și a persoanelor implicate într-un proiect se poate dovedi a fi o afacere greoaie. Aici e loculinstrumentele de management al proiectului intră în imagine. În acest articol, voi discuta tot ce trebuie să știți înainte de a vă alege Instrumentele de gestionare a proiectelor.
Mai jos sunt subiectele pe care le voi discuta în acest articol:
- Prezentare generală a managementului de proiect
- Instrumente de gestionare a proiectelor
- Nevoia de instrumente de gestionare a proiectelor
- Cele mai bune instrumente de gestionare a proiectelor din piață
Prezentare generală a managementului de proiect
„Managementul de proiect este disciplina inițierii, planificării, executării, controlului și închiderii activității unei echipe pentru a atinge obiective specifice și pentru a îndeplini criterii specifice de succes.”
- Wikipedia
dimensiunea unui javascript matrice
În termeni mai simpli, este procesul de aranjare și gestionare a tuturor activităților legate de un proiect. Ajută la gestionareaun proiect de la bun început până la un final definit, cu scopul ideal de a furniza rezultatul la timp și în limita bugetului. Un cadru adecvat de management al proiectuluiîntruchipează un ciclu de viață al proiectului și cinci grupuri majore de procese de management al proiectului. Aceste grupuri de procese înglobează 10 arii de cunoaștere și 49 de procese care operează adesea în același timp pe un proiect sau cu intrări și ieșiri omogene. Aceste grupuri sunt:
- Inițierea: În acest grup de proces, domeniul de aplicare inițial al proiectului este definit, precum și resursele sunt angajate.
- Planificare: În acest grup de proces,este planificat un nivel adecvat de detaliere pentru proiect.
- Executarea: Acest procesgrupconstă din procesele care sunt utilizate pentru a finaliza lucrările definite în planul de management al proiectului.
- Monitorizare și control: Acest grup de proces implică urmărirea, revizuirea și reglementarea performanței proiectului.
- Închidere: Acest grup de proces este o parte importantă a managementului de proiect, realizat pentru a finaliza toate activitățile proiectului pentru finalizarea proiectului.
Până acum, trebuie să fi înțeles că Managementul de Proiect este un proces prelungit. Întregul proces se află doar pe umerii unui manager de proiect. Gestionarea și organizarea unui proiect nu este deloc o sarcină ușoară. Dacă managerul de proiect nu este suficient de calificat, există șanse mari ca proiectul dvs. să nu dea rezultatul scontat. În zilele noastre, pentru a-și demonstra deținerea și expertiza asupra subiectului, managerii de proiect optează adesea pentru certificări precum PMP. Am scris un articol detaliat despre la care vă puteți referi pentru mai multe informații.
Ei bine, conceptul de gestionare a proiectelor datează de la începutul secolului al XIX-lea, dar a fost recunoscut ca o profesie distinctă la mijlocul secolului al XX-lea. Managerii de proiect au început prin utilizarea instrumentelor tradiționale precum pix și hârtie pentru a ține evidența activităților în care totul trebuia făcut manual.Dar odată cu progresul tehnologic, managerii de proiect utilizează acum diverse instrumente de gestionare a proiectelor pentru a accelera și a ușura întregul proces de lucru.
În următoarea secțiune a acestui articol, vă voi oferi o perspectivă completă despre ce sunt instrumentele de gestionare a proiectelor și despre cum să le utilizați.
Instrumente de gestionare a proiectelor
Instrumentele de gestionare a proiectelor sunt practicinstrumente care ajută o persoană sau o echipă să organizeze eficient munca și să gestioneze proiectele. Poate fi un software open source sau plătit care poate fi cumpărat online.
Deoarece managementul de proiect este o sarcină complexă care constă din multe activități provocatoare, instrumentele de management de proiect acționează adesea ca ajutor pentru managerii de proiect. Există diverse tipuri de instrumente de gestionare a proiectelor disponibile pe piață. Acestea pot fi software automatizate sau acționate manual. Ca nuinstrumentul unic răspunde tuturor nevoilor de gestionare a proiectelor, fiind manager de proiect, trebuie să alegeți un instrument de management de proiect care se potrivește cel mai bine stilului dvs. de proiect și management. Aceste instrumente nu numai că elimină volumul de muncă din capul managerului de proiect, ci ajută și la standardizarea muncii și a rutinei întregii echipe.
Instrumentele de gestionare a proiectelor sunt de obicei definite de diferitele caracteristici oferite. Acestea includ, dar nu se limitează la:
1. Planificare și programare
Planificarea și programarea sunt caracteristici importante ale oricărui instrument de management de proiect. Pentru a gestiona și sincroniza o echipă într-un mod adecvat, este foarte important să păstrăm vizibile și distincte sarcinile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei. Un instrument bun de management al proiectului vă va ajuta în planificarea și atribuirea sarcinilor membrilor echipei dvs., împreună cu datele scadente. De asemenea, va ajuta la stabilirea priorităților și la stabilirea termenelor. Mai mult, vă va notifica de fiecare dată când proiectul dvs. se apropie de data de finalizare programată, dar activitatea dvs. este încă incompletă.
2. Comunicare și colaborare
Comunicare și colaborarecu echipa dvs. într-un singur instrument fără a fi nevoie să schimbați diferite ecrane și softwaresunt părți vitale ale oricărui proiect de succes. Toate instrumentele de gestionare a proiectelor vin în general cu un tablou de bord în care managerul de proiect poate urmări echipa, precum și progresul proiectului. De asemenea, membrii echipei pot accesa munca celuilalt prin intermediul tabloului de bord. Puține alte funcții care sunt obligatorii pentru colaborarea în orice instrument de management al proiectului includ partajarea stării, comentarea, urmărirea, istoricul versiunilor etc.
3. Documentare
Păstrarea unei documentații manuale poate fi o sarcină obositoare. Chiar și cu toate eforturile depuse, există încă posibilitatea apariției unor erori, ceea ce cu siguranță nu este o veste bună pentru proiectul dvs. Astfel, instrumentele de gestionare a proiectelor includ deseori funcționalitatea documentației în cazul în care aToate informațiile despre proiect sunt accesibile într-un singur loc. Aceste informații pot includesarcini planificate / finalizate, date despre resurse, informații de facturare și așa mai departe.
4. Managementul resurselor
Optimizarea resurselor unui proiect poate reduce cu adevărat timpul de finalizare și costul proiectului. Astfel, o funcție eficientă de gestionare a resurselor în cadrul instrumentului dvs. de gestionare a proiectelor poate fi cu adevărat utilă și convenabilă. Cu aceasta, veți obține o imagine de ansamblu completă a întregului cost al proiectului, care este împărțită în continuare în costurile diferitelor resurse. Aceste resurse pot fi materiale, forțe umane, cheltuieli etc. Așadar, folosind un instrument de management al proiectului, veți putea optimiza aceste resurse și puteți gestiona eficient toate procesele proiectului.
5. Estimarea riscului
Riscurile sunt ceva ce nu puteți prevedea niciodată. Din cauza oricăror incidente neprevăzute (un dezastru natural, recesiune etc.), sarcina proiectului dvs. precum durata, progresul, termenele, bugetul, participanții etc. ar putea fi influențați. Un manager de proiect trebuie să fie capabil să calculeze aceste tipuri de riscuri, dar dacă utilizați un instrument de management al proiectului, acesta trebuie să îndeplinească această sarcină pentru dvs. Mai ales pentru proiectele de lungă durată, pot exista o mulțime de factori care îl afectează. Cu ajutorul acestor instrumente, puteți rămâne pregătiți pentru orice risc care vă apare și gestiona astfel de situații mai precis.
6. Raportarea
Pentru un proiect de succes, trebuie să aveți o perspectivă completă asupraneajunsuri și probleme care necesită o atenție și o soluție imediată. Atunci când vă decideți asupra instrumentului dvs. de gestionare a proiectului, trebuie să vă asigurați că are două caracteristici importante, care sunt rapoarte perspicace și tablouri de bord cu Indicator cheie de performanță (KPI). De asemenea, cu instrumentele de raportare adecvate, puteți crea rapoarte personalizabile și colecta toate datele proiectului inserate anterior.
7. Linie de bază și estimare
Pentru un proiect,linia de bază trebuie să fie clar definită chiar la începutul planului de proiect, cu ajutorul căreia puteți măsura și compara progresul proiectului. Acum, un instrument de management al proiectului trebuie să aibă această funcționalitate pentru ca un manager să compare o stare în timp real a lucrurilor cu estimarea și să analizeze abaterile. Există diverse instrumente pe piață care oferă opțiuni de bază automate, așa că, în timp ce alegeți instrumentul, alegeți cu înțelepciune.
Nevoia de instrumente de gestionare a proiectelor
1. Abordare standardizată
Instrumentele de management al proiectului ghidează întregul proces de dezvoltare a proiectului într-un mod standardizat. Folosind instrumentul, amanagerul de proiect poate organiza întregul proces cu șabloane și alte supravegheri. Îi ajută să se asigure că proiectele progresează în modul în care au planificat, fără a fi deraiat.
2. Monitorizare
Urmărirea progresului proiectului este foarte importantă, mai ales dacă are o durată pe termen lung. Software-ul de management de proiect este specializat în această funcționalitate și majoritatea oferă un sistem de urmărire a progresului activității și activității în timp real. Aceste instrumente ajută la urmărirea și monitorizarea diferiteloretapele unui proiect. De asemenea, ei pot prezice dacă proiectul va fi capabil să respecte calendarul, urmând ritmul actual. Astfel, este foarte util în ceea ce privește finalizarea la timp și reducerea costurilor unui proiect.
3. Management eficient
Instrumentele de management al proiectului oferă o imagine de ansamblu completă a proiectului, care ajută un manager de proiect să alinieze și să stabilească prioritățile sarcinilor.Cu acestea, un manager de proiect poate fi mai organizat și mai sistematic în ceea ce privește planificarea, programarea, urmărirea progresului, documentarea, gestionarea bugetului, alocarea resurselor, gestionarea riscurilor etc.
4. Planificarea bugetară eficientă
Bugetul este una dintre forțele majore derivate din spatele oricărui proiect. Realizarea unui proiect de succes și în timp util în limita bugetului estimat necesită multă planificare și control. Un instrument de management al proiectului trebuie să ajute un manager de proiect să iasă din această situație și să planifice un buget adecvat.
5. Luarea deciziilor optimizată
Cu tot ceea ce este disponibil într-un singur loc, instrumentele de gestionare a proiectelor duc adesea la o mai bună luare a deciziilor. Deoarece aveți toți parametrii în timp real legați de sarcina și activitățile proiectului,procesul decizional devine îmbunătățit și precis.
6. O mai bună comunicare
Instrumentele de management al proiectului stabilesc o pâlnie de comunicare ușoară nu numai cu membrii interni ai proiectului, ci și cu membrii externi, cum ar fi clienții și părțile interesate. Folosind aceste instrumente, fluxul de informații devine clar și precis cu privire la orice sarcină sau activitate referitoare la proiect.
7. Partajarea documentelor
Partajarea documentelor este o activitate vitală în cadrul oricărui proiect, iar instrumentele de gestionare a proiectului în această imagine devin fără efort. Aceastapermite părților interesate de proiect să găsească documente, fireframes, specificații etc. mai cuprinzătoare, pentru a asigura transparența și comunicarea.
8. Satisfacție sporită a clienților
Cu tot ce se face în limitele și bugetul furnizate, împreună cu calitatea premium, clienții sunt obligați să fie mulțumiți.Instrumentele eficiente de management al proiectului oferă funcționalități care permit ca această relație client / furnizor să se desfășoare chiar și după finalizarea și livrarea proiectului.
parse double to int java
Cele mai bune instrumente de gestionare a proiectelor de pe piață
Mai jos am enumerat primele 10 instrumente de gestionare a proiectelor disponibile pe piață:
1. Wrike
Wrike este un software puternic de gestionare a proiectelor online, care oferă vizibilitate și control deplin asupra sarcinilor proiectului. Este un software premiat pentru managementul de proiect online și ajută la îmbunătățirea vitezei și eficienței muncii atât în grupuri colocate, cât și distribuite.
2. Asana
Asana este o aplicație web și mobilă de gestionare a proiectelor concepută pentru a ajuta echipele urmăriți-le munca. Este simplu să începeți, dar suficient de puternic pentru a vă conduce întreaga afacere. Oferă o mulțime de funcții care vă pot ajuta organizația și urmări munca într-un mod care se potrivește fluxului de lucru al fiecărei echipe, oferind transparență și claritate colegilor de echipă.
3. Trello
Trello este o aplicație de gestionare a proiectelor bazată pe web dezvoltată deCeaţă pârâuSoftware șiestedeținută în prezent de Atlassian. De la startup-uri la companii Fortune 500, Trello oferă calea vizualăpentru ca echipele să colaboreze la orice proiect. Este incredibil de flexibil și ușor de utilizat. Ține evidența fiecărui detaliu, fie că este o imagine de ansamblu sau un detaliu minut, folosind managementul în stil kanban.
4. JIRA
JIRA este un instrument de gestionare a proiectelor care este utilizat mai popular pentru urmărirea erorilor și urmărirea problemelor.Folosind JIRAvă poate planifica, urmări și gestiona cu ușurință proiectele de dezvoltare software agilă, personalizându-vă fluxul de lucru și colaborarea în echipă. Oferă caracteristici speciale pentru dezvoltarea software-ului agil, care ajută echipele să se concentreze pe furnizarea de valoare iterativă și incrementală, cât mai repede posibil, cu tablouri scrum personalizabile.
5. Basecamp
Tabăra de bază este un instrument de comunicare în timp real care ajută echipele să rămână pe aceeași pagină și estemai puțin pentru sarcinile tradiționale de gestionare a proiectelor. Este un serviciu de încredere care oferă o configurare simplă și un timp de învățare scurt. Împreună cu listele de sarcini, calendarul, termenele limită și funcțiile de partajare a fișierelor devin mai ușoare de urmărire a priorităților și a elementelor care pot fi acționate.
6. Zoho
Zoho este un software gratuit de gestionare a proiectelor online, care vă permite să faceți proiectele dvs. de afaceri mai productive și să le finalizați într-un anumit interval de timp. Folosind Zoho puteți obține o perspectivă aprofundată cudiagrame și rapoarte în timp ce colaborați perfect cu echipa, clienții, furnizorii sau consultanții.
7. Podium
Podium este un serviciu de colaborare bazat pe cloud care este alimentat de Citrix.Aceastaeste un instrument de colaborare socială în care se pot construi aplicații și configura spații de lucru pentru a susține fluxurile de lucru preferate și a deveni mai eficiente. Este instrumentul perfect pentru îmbunătățirea colaborării, deoarece vă permite să vă conectați cu colegii prin rețeaua socială internă și prin chat.
cum se accesează aws cli
8. FreedCamp
Freedcamp este un instrument de gestionare a proiectelor bazat pe web și un sistem de organizare. Poate fi folosit de unutilizatori singuri sau multipli care colaborează folosind cloud computing. Este un instrument ideal pentru acei oameni și companii care doresc să păstreze controlul asupra proiectelor, resurselor, bugetului, timpului etc.Freedcamp vă ajută în principal să vă îmbunătățiți fluxul de lucru, să vă determinați obiectivele și să vă atingeți obiectivele în timpul și bugetul specificat.
9. Scoro
Scoro este o soluție cuprinzătoare care integrează toate caracteristicile necesare în orice software de management de proiect. Folosind Scoro, vă puteți gestiona întreaga companie într-un singur loc, adică vă unifică sistemele disparate și nenumăratele foi de calcul într-un singur instrument. Practic, este o soluție software-as-a-service pentru servicii profesionale și creative.
10. Microsoft Project
Proiect MS este un instrument de gestionare a portofoliului de proiecte furnizat de Microsoft. Oferă cloud-bazatși opțiuni locale. De asemenea, oferă instrumente de planificare integrate care ajută la organizarea și menținerea la curent a proiectelor, inclusiv sarcinile zilnice și direcția generală.
Acestea au fost primele 10 instrumente de pe piață. Există mai multe instrumente disponibile pe piață, care sunt utilizate în diferite domenii. Cu aceasta, voi încheia acest articol despre instrumentele de gestionare a proiectelor. Sper că a ajutat la adăugarea de valoare a cunoștințelor dvs. Înainte de a începe cu proiectul tău, te poți referi la articol.
Dacă ați găsit acest articol despre „Instrumente de gestionare a proiectelor ”Relevant, verificați de Edureka, o companie de învățare online de încredere, cu o rețea de peste 250.000 de elevi mulțumiți răspândiți pe tot globul.
Ai o întrebare pentru noi? Vă rugăm să o menționați în secțiunea de comentarii și vă vom răspunde.